Põhikiri

Saksa-Balti Kaubanduskoda Eestis, Lätis ja Leedus PÕHIKIRI

(Algne seis pärast muudatust korralisel üldkoosolekul 18.06.2020 Riias/veebis. Sinisega märgitud muudatused: ettepanek põhikirja muutmiseks üldkoosolekul 20.03.2024 Vilniuses. Vastavalt juhatuse 09.01.2024 otsusele Riias.)

Preambul

(1)         Saksa-Balti Kaubanduskoda Eestis, Lätis ja Leedus on Charlottenburgi ringkonnakohtus (VRO 23978 B) Berliinis registreeritud mittetulundusühing.

(2)         Saksa Tööstus- ja Kaubanduskoda (edaspidi “DIHK”) tunnustab Koda Saksa väliskaubanduskojana (AHK). Koda teostab oma tegevust  usaldusväärse koostöö vormis DIHK-ga, mille erakorraliseks liikmeks ta saab. Koja tunnustamist käsitlevad kokkulepped DIHK-ga allkirjastatakse ja avaldus erakorralise liikme staatuse saamiseks esitatakse pärast Koja formaalset asutamist.

(3)         DIHK toetab Koda Saksamaa Liitvabariigi Majandus- ja Kliimakaitseministeeriumi poolt tema käsutusse antud vahenditest vastavalt iga-aastaselt kindlaksmääratavate finantskvootide alusel.

(4)   28. märtsil 2017 Riias toimunud liikmete üldkogul kinnitati põhikirja muudatused. See põhikiri asendas 1. märtsil 2004 vastu võetud põhikirja, muudatusega 26. märtsist 2013. Viimased muudatused võeti vastu liikmete üldkogul Tallinnas 12. märtsil 2019.

(5)   Liikmete üldkogu volitab tegevjuhi ülesandeid täitvat juhatuse liiget registreerima Koja uue põhikirja Charlottenburgi ringkonnakohtus Berliinis. Juhul, kui Charlottenburgi ringkonnakohus teeb põhikirjale omapoolsed märkused, on juhatusel liikmete üldkogu volitus teha põhikirjas vastavad muudatused ja täiendused, mida on vaja ringkonnakohtus mittetulundusühingute registrisse kandmiseks.

I Põhimõtted

Art. 1 Eesmärk ja ülesanded

(1)  Koja eesmärgiks on ühelt poolt Saksamaa Liitvabariigi ja teiselt poolt Eesti, Läti ja Leedu vaheliste majandussidemete arendamine vastastikuse huvi alusel ning ka oma liikmete ärihuvide edendamine Balti regioonis. Eelnimetatu saab kajastuma ka Koja organites.

(2)  Koja eesmärgiks ei ole tegelemine majandusliku äritegevusega.

(3)  Oma eesmärkide saavutamiseks täidab Koda muuhulgas järgmisi ülesandeid:

a.  informatsiooni edastamine ja nõustamine, eriti ekspertiiside, turu- uuringute ja aruannete koostamine;

b.  Saksa, Eesti, Läti ja Leedu ettevõtete vaheliste ärikontaktide vahendamine, hoidmine ja arendamine;

c.  riikide majandusringkondade vaheliste kontaktide loomine ja nende hoidmine;

d.  omavahelistes majandussuhetes olevate Saksa, Eesti, Läti ja Leedu valitsusasutuste, ametkondade ja muude institutsioonide majandushuvide kaitsmine;

e.  Saksamaa, Eesti, Läti ja Leedu majanduse olukorda ning majandus- ja kaubanduspoliitiliste küsimuste arenguseisu kajastava informatsiooni kogumine ja edastamine erinevate väljaannete vormis (ringkirjad, aastaaruanded, bülletäänid ja muud väljaanded);

f.  Ürituste nagu näit. kontaktpäevade, infoseminaride, sümpoosionite, arutelude ja pressikonverentside korraldamine ja osalemine sedalaadi üritustel niivõrd kuivõrd see on ühitatav põhikirjalise eesmärgiga;

g.  Informatsiooni kogumine müügi-, hanke- ja investeerimisvõimaluste kohta eelnimetatud riikides.

h.  Abi osutamine erialase välja- ja täiendõppe alaste küsimuste vallas, niivõrd kuivõrd need omavad tähtust riikidevahelisest majandusalasest suhtlusest huvitatud firmade jaoks;

i.  Kokkuleppeline vahendustegevus kahepoolses majandussuhtluses osalejate vaheliste tüliküsimuste korral;

j.   Messi- ja majandusarendusühingute esindamine;

k.  mistahes muu seadusega lubatud tegevuse teostamine, mis teenib lõikes 1 kirjeldatud põhikirjalist eesmärki.

(4)  Kõik pakutavad teenused peavad aitama kaasa Koja tegevuseesmärgi saavutamisele ning olema sellega kooskõlas. Nimetatud eelduse olemasolul võib Koda osutada teenuseid ka mitteliikmetele.

(5)  Koda võib oma ülesannete täitmiseks ning kooskõlastatult DIHK-ga asutada juriidilise isiku staatust omavaid ühinguid.

(6)  Koda hoidub mistahes parteipoliitilisest ja maailmavaatelisest tegevusest. Oma tegevuses ei välju ta oma ülesannete piirest.

Art. 2 Nimi, õiguslik vorm ja asukoht

(1)    Koja nimi on “Saksa-Balti Kaubanduskoda Eestis, Lätis ja Leedus”. Koda kantakse Saksa õiguse kohaselt Charlottenburgi ringkonnakohtu

mittetulundusühingute registrisse numbriga „VRO 23978 B“ ning pärast registreerimist lisandub nimele täiend “e.V” / “registreeritud ühing”.

(2)    Koja asukohaks on Berliin.

Art. 3 Ühingu kestus

Koda asutatakse piiramatuks ajaks.

Art. 4 Filiaalid

(1)    Kahepoolsete ülesannete täitmise eesmärgil peab Koda üleval filiaale Tallinnas/Eesti, Riias/Läti ja Vilniuses/Leedu. Koda võib oma pädevusalasse kuuluvates riikides asutada vajaduse korral täiendavaid filiaale.

(2)    Filiaalid registreeritakse, niivõrd kuivõrd rahvuslik õigus seda võimaldab, vastava riigi õiguse kohaselt.

Art. 5 Finantsvahendid ja vara

(1)  Koja käsutusse antakse tema ülesannete täitmiseks rahalised vahendid, mis koosnevad alljärgnevast:

-            liikmemaksud;

-            vara ülekanded, mis tulenevad Saksa-Läti Ettevõtete Liidu ja Saksa- Leedu Majandusliidu laialisaatmisest;

-            Koja kapitalipaigutustest tulevad intressid ja sissetulekud;

-            rahalised toetused;

-            muud toetused;

-            teenustasud;

-            muud sissetulekud.

(2)  Koja vara käsutab juhatus kooskõlastatult tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikmega. Niivõrd kuivõrd Koda saab sihtotstarbelisi rahalisi ja muid toetusi, on nende vahendite käsutamine võimalik üksnes sihtotstarbeliselt. Koja üksik liige ei oma mingeid õigusi Koja vara suhtes.

(3)  Koja tegevuse lõpetamisel ja pärast kõigi kohustuste täitmist veel alles olev vara kantakse DIHK ettepanekul Koja liikmete erakorralise koosoleku otsuse alusel üle sama või sarnaste ülesannetega institutsioonile või muule institutsioonile, mille eesmärgiks on Saksa-Balti majandussidemete edendamine. Saksamaa Liitvabariigi Majandus- ja Kliimakaitseministeeriumi jooksvast majanduseelarvest eraldatud rahalised toetused, mis ei ole Koja tegevuse lõpetamise hetkeks veel ära kasutatud ning sissetulekud, mis on saadud vallas- ja kinnisvara ning õiguste müügist, mille omandamiseks Saksamaa Liitvabariigi Majandus- ja Kliimakaitseministeerium on eraldanud rahalisi vahendeid, kuuluvad tagastamisele vastavalt saadud vahendite osale vara omandamismaksumusest.

Art. 6 Vastutus

Koda vastutab oma kohustuste eest eranditult oma varaga.

II.   Liikmelisus

Art. 7 Liikmelisuse liigid

(1)    Kojal on korralised, toetaja- ja auliikmed.

(2)    Korralisteks liikmeteks võivad olla ettevõtted, eelkõige juriidilised isikud ja ühendused asukoha või filiaaliga Saksamaal, Balti riikides või mõnes Läänemere-äärses riigis, kes osalevad Saksa-Balti  majandussuhetes.

(3)    Korralised liikmed võivad lepingu alusel olla ka koja premium-liikmeteks. Premium-liikme leping sisaldab erinevaid turunduse tegevusi. Premium- liikmeks võib olla üksikettevõte või ühte ettevõtete gruppi kuuluvad ettevõtted.

(4)    Toetajaliikmeteks võivad olla juriidilised isikud või isikute ühendused, kes tõendatavalt toetavad Koja tegevuseesmärke.

(5)    Isikud, kes Koja eesmärkide edendamise kõrval omavad teeneid Saksa-Balti majandussidemete arendamisel, võidakse juhatuse ettepanekul Koja liikmete üldkoosolekul kohal viibivate ja esindatud liikmete kahe kolmandikulise häälteenamusega arvata Koja auliikmeteks.

Art. 8 Liikmelisuse algus

(1)  Koja liikmeksastumise kirjaliku avalduse kohta teeb otsuse juhatus kooskõlastatult tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikmega. Juhatus võib oma vastava otsuse alusel volitada tegevjuhi ülesandeid täitvat juhatuse liiget võtma vastu otsust liikmeksastumise avalduste kohta. Otsusest teavitatakse avaldajat kirjalikul teel.

(2)  Liikmelisus algab liikmeks vastuvõtmise otsuse kättesaamisega. Õiguslikku nõuet liikmeks vastuvõtmiseks ei ole, samuti ei saa esitada nõuet liikmeks võtmise või mittevõtmise otsuse põhjendamiseks.

Art. 9 Liikmelisuse lõppemine

(1)    Liikmelisus lõpeb liikme surma, väljaastumise, väljaheitmise, likvideerimise või muude tema omandisuhete põhimõtteliste muudatuste korral.

(2)    Liikme Kojast väljaastumine on võimalik üksnes majandusaasta lõpus vastava kirjaliku väljaastumisavalduse esitamisel. Avaldus Kojast väljaastumise kohta peab olema saadetud tegevjuhi ülesandeid täitvale juhatuse liikmele teksti kujul (e-kiri) hiljemalt kolm kuud enne majandusaasta lõppemist. Juhul kui liikmel on tekkinud aastamaksu tasumisel pärast teist võlanõuet täiendav kolmekuuline viivitus, on see käsitletav väljaastumisavaldusena.

(3)    Juhatus või tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige võivad loobuda lõikes 2 nimetatud kolmekuulise tähtaja järgimisest, kui põhjused, mis viisid väljaastumisavalduseni, seda õigustavad.

(4)    Juhatus võib Koja liikme oma liikmete kahe kolmandikulise enamusega  Kojast välja arvata, kui selleks on olemas mõjuv põhjus. Mõjuvaks põhjuseks on eriti Koja huvide vastane tegutsemine ning põhikirjaliste sätete süüline rikkumine. Väljaheitmisega ei kaasne nõudeõiguse tekkimine jooksva majandusaasta liikmemaksude tagasimaksmisele ega ka õigus Koja varale.

(5)    Premium-liikmelisuse lepingu saab lõpetada vastavalt premium-liikmelisuse lepingutingimustele. Konkreetsete ettevõtete korralist liikmelisust kojas selle lõpetamine ei puuduta.

Art. 10 Liikmete õigused

(1)  Koja liikmetel on õigus osaleda liikmete koosolekutel, esitada avaldusi ning omada hääleõigust järgmises lõikes ära toodud eelduste olemasolul.

(2)  Koja igal korralisel liikmel ja auliikmel on Koja liikmete koosolekul üks hääl. Juriidilised isikud ja isikute ühendused omavad hääleõigust oma seaduslike esindajate või nende poolt kirjalikult volitatud esindajate kaudu.

(3)  Hääleõiguse võib teksti kujul volituse alusel (veebivorm) kanda üle teisele korralisele liikmele. Vastavad volitused tuleb tegevdirektori ülesandeid täitvale juhatuse liikmele esitada hiljemalt enne liikmete koosoleku algust. Ühele isikule võib üle kanda maksimaalselt neli häält.

(4)  Liikmetel on õigus saada Kojalt tuge ja nõustamist kõigis küsimustes, mis kuuluvad Koja tegevusvaldkondadesse. Kui teenuse osutamine nõuab erilisi kulutusi, nõuab Koda selle eest sisse vastava teenustasu.

(5)  Kui liige on peale teist maksuteadet aastamaksu maksmata jätnud, võib kuni makse teostumiseni tema liikmelisusega kaasnevad õigused peatada. Makse meeldetuletuses tuleb sellele viidata.

Art. 11 Liikmete kohustused

(1)  Liikmed toetavad Koda tema eesmärkide elluviimisel. Nad kohustuvad järgima Koja põhikirja ja Koja juhtimisorganite otsuseid.

(2)  Korralised ja toetajaliikmed on kohustatud tasuma aastamaksu. Auliikmed on aastamaksu tasumisest vabastatud. Aastamaks kuulub tasumisele vastava majandusaasta esimese kvartali jooksul. Vastavad üksikasjad sätestatakse juhatuse poolse aastamaksu tasumise reglemendiga.

III.   Koja liikmete üldkoosolek

Art. 12 Liikmete üldkoosolek

Koja kõrgeimaks organiks on tema liikmete üldkoosolek.

Art. 13 Liikmete korraline üldkoosolek

(1)    Liikmete korraline üldkoosolek toimub igal aastal.

(2)    Liikmete korralise üldkoosoleku pädevusse kuuluvad art. 15 (12) tingimusel eriti:

• juhatuse liikmete, välja arvatud tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ja regionaalse üldkoosoleku poolt valitavate juhatuse liikmete valimine;
•  juhatuse, varahoidja ja audiitorite aruannete kinnitamine;
• juhatuse liikmete, välja arvatud tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme tagasikutsumine;
•  juhatuse tegevuse heakskiitmine;
• audiitori valimine ja kinnitamine;
• otsuste vastuvõtmine korraliste liikmete poolt esitatud kirjalike avalduste alusel, välja arvatud Koja liikmeks astumise avalduste kohta;
• auliikmete nimetamine juhatuse ettepanekul;
• põhikirja muutmine.

Art. 14 Liikmete erakorraline üldkoosolek

(1)    Liikmete erakorraline üldkoosolek kutsutakse kokku juhatuse otsusel või vähemalt ühe viiendiku korraliste liikmete põhjendatud taotluse alusel, kus on ära toodud ka koosoleku kokkukutsumise põhjused.

(2)    Liikmete erakorraline üldkoosolek kutsutakse kokku kuue nädala jooksul pärast juhatuse otsust või liikmete poolt vastava taotluse esitamist.

(3)    Liikmete erakorralise üldkoosoleku pädevuses on eriti otsuse vastuvõtmine esitatud avalduste kohta ja tegevuse lõpetamise otsustamine käesoleva põhikirja art 31 alusel.

Art. 15 Menetlus

(1)             Liikmete üldkoosolekud kutsutakse kokku tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme poolt pärast kooskõlastamist presidendiga. Koosoleku kokkukutsumine toimub posti või elektronposti teel. Kutse peab sisaldama koosoleku päevakorda ning ta saadetakse välja hiljemalt neli nädalat enne korralise ja kolm nädalat enne erakorralise üldkoosoleku läbiviimise kuupäeva.

(2)             Hääleõiguslikud liikmed võivad teha omapoolseid ettepanekuid päevakorra kohta, mis tuleb esitada juhatusele hiljemalt kaks nädalat enne liikmete üldkoosolekut.

(3)             Ettepanekuid isikute valimiseks koja juhatusse võivad teha kõik liikmed ja ka juhatus ise, tehes seda kirjalikus vormis tegevjuhi ülesandeid täitvale juhatuse liikmele kuni kaks nädalat enne üldkoosolekut. Selline ettepanek on kehtiv üksnes juhul, kui ettepanekus nimetatud isik on andnud omapoolse nõusoleku kandideerimiseks ja kui ta vastab art. 11 ja art. 18 esitatud kriteeriumidele.

(4)             Kõik asjast huvitatud liikmed võivad tutvuda kõigi tähtaegselt esitatud ja/või olemasolevate ettepanekutega ühe nädala jooksul vahetult enne üldkoosoleku toimumist Koja büroos või Koja Interneti leheküljel.

(5)             Koja liikmete üldkoosolekut juhib president, tema äraolekul üks tema asetäitjatest.

(6)             Otsuseid saab võtta vastu üksnes koosoleku päevakorras nimetatud küsimustes. Päevakorras mittesisalduvaid küsimusi võidakse võtta eriti tähtsatena koosoleku päevakorda, kui selle poolt on kaks kolmandikku kohal viibivatest või esindatud hääleõiguslikest liikmetest, kuid vähemalt 51% liikmete koguarvust.

(7)             Liikmete üldkoosolek on otsustusvõimeline, kui ta on kutsutud kokku põhikirjakohaselt ning kui vastavalt art. 31 sätestatud tingimusele on kohal vähemalt 10% hääleõiguslikest liikmetest ja/või vastavalt art. 10 (2) nende esindamisvolitusi omavatest isikutest.

(8)             Juhul kui määratud kvoorumit ei saavutata, võib üldkoosoleku kutse näha juba ette koosoleku kokkukutsumist hilisemal ajahetkel, seda viitega, et sellisel juhul on koosolek otsustusvõimeline ka sõltumata kohaletulnud liikmete arvust.

(9)             Otsused võetakse vastu kohal viibivate või esindatud hääleõiguslike Otsused võetakse vastu kohal viibivate või esindatud hääleõiguslike Otsused võetakse vastu kohal viibivate või esindatud hääleõiguslike Kui hääletamise tulemuseks on häälte võrdsus, korratakse hääletust üks kord. Taas tulemuseks saadud häälte võrdsuse korral loetakse tulemus kehtetuks. Ametikoha täitmisel, millele on mitu kandidaati, valitakse see kandidaat, kes saab kõige rohkem hääli. Kui hääletamise tulemuseks on häälte võrdsus suurima häälearvuga kandidaatidel, korratakse nende kandidaatide vahel hääletust üks kord (ümberhääletus). Kui kordub häälte võrdsus, tõmmatakse loosi.

(10)    Hääletus on reeglina avalik. Valimised viiakse reeglina läbi salajase hääletusega, kuid liikmete üldkogu juhataja võib teha ettepaneku avalikuks hääletuseks. Ettepanek loetakse vastuvõetuks, kui järgneval hääletusel vastuhääli ei teki.

(11)    Koja liikmete üldkoosoleku, s.h. hääletamistulemuste kohta koostatakse protokoll, millele kirjutavad alla koja president või üks asepresidentidest ja tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige.

(12)    Üksikuid teemasid käsitlevaid otsuseid võib juhatus panna ka väljaspool üldkoosolekut liikmete kirjalikule hääletamisele. Erinevalt Saksa Tsiviilseadustiku § 32 (2) sätestatust jõustub sellisel teel tehtud otsus siis, kui vähemalt pooled liikmed on edastanud oma hääle tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ettevõtte asukohta 2-nädalase tähtaja jooksul alates otsuse väljasaatmise momendist. Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige loeb hääled ja teeb kirjalikult teatavaks hääletamise tulemuse, mille väljaselgitamise aluseks on häälte lihtenamus. Kirjalikku hääletust ei saa korraldada küsimustes, mis kuuluvad otsustamisele art. 30; 31 kohaselt. Ka ei saa kirjalikult teostada juhatuse liikmete valimist või tagasikutsumist. Häälte ülekandmine art 10 (2) kohaselt on välistatud.

(13)    Liikmete üldkoosolek toimub kas füüsiliselt või virtuaalselt (veebimenetlusena) või hübriidselt, st üheaegselt füüsilises ja virtuaalses vormis.

Art. 16 Piirkondlikud üldkoosolekud

(1)            Ühingu eesmärkide edendamiseks Koja pädevusala üksikutes riikides omavad Balti riikides asuvad liikmed õigust viia Eestis, Lätis ja Leedus läbi oma asukohamaade piirkondlikke üldkoosolekuid.

(2)            Piirkondliku üldkoosolekuga valivad liikmed oma piirkondliku juhatuse (vt. art. 22). Piirkondliku üldkoosoleku ülesanded sätestatakse juhatuse piirkondliku reglemendiga.

(3)            Muus osas kehtivad piirkondliku üldkoosoleku suhtes käesolevast põhikirjast tulenevad liikmete üldkoosolekut käsitlevad sätted.

IV.   Juhatus

Art. 17 Ülesanded

(1)    Juhatus toetab Koja ülesannete täitmist, jälgib Koja eesmärkidest kinnipidamist ja nende saavutamist, võtab vastu äritegevuse juhtimist sätestavaid direktiive ja kaitseb oma liikmete huvisid. Juhatus tegutseb lähtuvalt liikmete üldkoosoleku otsustest ja Koja tunnustamisele art. 1 lg 2 kohaselt aluseks olevatest kokkulepetest.

(2)    Seadusest tulenevate ülesannete kõrval kuulub juhatuse pädevusse eriti:

a.                  presidendi ja asepresidendi ja varahoidja valimine juhatuse liikmete seast;

b.                 aruannete koostamine üldkoosolekule;

c.                  liikmemaksu suuruse (liikmemaksu tasumise korra) ning Koja poolt osutatavate teenuste tasustamiskorra kindlaksmääramine tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ettepanekul;

d.                 otsuste tegemine liikmete vastuvõtmise ja väljaheitmise kohta;

e.                  tegevjuhi     ülesandeid     täitva     juhatuse     liikme    poolt esitatud majandusaasta eelarve ja aastaaruande kinnitamine;

f.                    piirkondliku reglemendi sätestamine;

g.                 filiaalide/büroode avamine;

h.                 DIHK poolt nimetatud tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme kinnitamine.

(3) Muus osas kuuluvad juhatuse pädevusse kõik ülesanded, mis ei ole käesoleva põhikirja kohaselt antud sõnaselgelt liikmete üldkoosoleku või tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme pädevusse.

Art. 18 Juhatuse koosseis ja valimine

(1)            Juhatus koosneb presidendist, kolmest asepresidendist, varahoidjast, tegevjuhi ülesandeid täitvast juhatuse liikmest ja veel viiest liikmest.

(2)            Juhatusse peavad kuuluma isikud, kes omanikust ettevõtjana, äriühingu juhatuse või järelvalvenõukogu liikmena või muu ettevõtte vastutava juhina esindavad Saksa-Balti ettevõtluse huvisid ning kes omavad tähtsat rolli Saksa- Balti majandussuhetes.

(3)            Iga liikmeks olev ettevõte saab koos ettevõtetega, milledes ta omab osaluste kaudu määravat sõnaõigust, samuti oma filiaalide ja esindustega, olla juhatuses esindatud ainult ühekordselt. Sama kehtib ka emaühingule alluvate filiaalide ja esinduste kohta.

(4)            Juhatuse koosseisu kuuluvad liikmed peavad esindama Saksa-Balti majandussuhete olulisi tegevusvaldkondi.

(5)            Balti riikides asuvatele Koja liikmesettevõtetele kuulub juhatuses kuus juhatuse liikme kohta. Arvuliselt jaotatakse juhatuse liikme kohad Balti  riikide vahel võrdselt (1/3 Eesti, 1/3 läti, 1/3 Leedu). Nimetatud kohtade täitmine toimub piirkondlikes juhatustes toimuvate valimiste teel (art. 22 (4)).

(6)            Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige kutsutakse põhikirja kohaselt Koja juhatusse. Tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ametikoht on kindlustatud Koja kogu tegutsemise ajaks. Tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ametikoha ära kaotamine juhatuses viib Koja laialisaatmiseni.

(7)            Juhatuse teised liikmed, välja arvatud piirkondlike juhatuste poolt valitavad liikmed (art. 22 (4)), valitakse Koja liikmete korralistel üldkoosolekutel.

(8)            Juhatuse liikmete, välja arvtaud tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme ametiaja pikkuseks on 3 aastat. Võimalik on kahekordne tagasivalimine.

(9)            Juhatuse liikme lahkumisel juhatusest enne tema ametiaja lõppu võib juhatus kaasata kuni järgmise korralise üldkoosolekuni oma koosseisu uue ajutise liikme. Seejuures tuleb järgida art. 1 (2) ja 18 (5) sätteid. Koja  liikmeks olevad ettevõtted, kelle esindaja lahkus juhatusest enne oma ametiaja lõppu, ei oma õigust nõuda, et uus kaasatav liige oleks nimetatud ettevõttest.

Art. 19 Istungid, otsused, protokollid

(1)  Juhatuse istungid kutsutakse kokku tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme poolt kooskõlastatult presidendiga. Istungeid juhatab president. Presidendi äraolekul juhatab istungit asepresident või tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige. Juhatuse istungid toimuvad vähemalt kaks korda aastas. Istungi kutsed peavad olema välja saadetud juhatuse liikmetele kirjalikult kas posti või elektronposti teel hiljemalt 10 päeva enne istungi toimumise kuupäeva, kusjuures ära peab olema toodud istugi päevakord. Erijuhtudel võib kutse edastamine toimuda suuliselt või lühema tähtajaga. Pärast juhatuse valimisi toimub esimene istung vahetult pärast liikmete üldkoosoleku lõppemist.

(2)  Juhatus on otsustusvõimeline, kui kohal on vähemalt pooled juhatuse liikmed.

(3)  Otsused võetakse vastu kohal viibivate juhatuse liikmete lihthäälteenamusega.

(4)  Juhatus võib teha otsuseid ka kirjalikul teel. Sellisel juhul kehtivad vastavalt lõige 2 ja 3 sätted.

(5)  Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige või mõni tema poolt nimetatud esindaja koostab juhatuse istungi protokolli, mis saadetakse juhatuse liikmetele 4 nädala jooksul pärast koosolekut. Paranduste sisseviimisel allkirjastab protokolli Koja president või asepresident ja tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige ning sellega on protokoll kinnitatud.

Art. 20 Presidendi ja asepresidendi valimine

(1)                                     Juhatus valib oma liikmete hulgas lihthäälteenamusega presidendi ja kolm asepresidenti. Võimalik on kahekordne tagasivalimine.  Presidendi ametikoht tuleb täita juhtivisikuga, kelle ettevõtte asukohaks on kas Saksamaa või Balti riigid.

(2)                                     Sõltuvalt presidendi ettevõtte auskohast, peavad kolme asepresidendi ettevõtete asukohtadeks olema Koja pädevusala teised riigid.

(3)                                     Presidendi äraolekul esindab teda üks asepresidentidest, kuid mitte kauem kui koja liikmete järgmise üldkoosolekuni.

Art. 21 Varahoidja

Juhatus valib oma liikmete hulgas varahoidja, kelle ülesandeks on Koja rahandusasjade haldamine. Varahoidja nõustab tegevjuhi ülesandeid täitvat juhatuse liiget eelarve koostamisel, kontrollib raamatupidamist ja nõustab bilansi koostamisel.

Art. 22 Piirkondlikud juhatused

(1)  Koja ülesannete täitmiseks ja edendamiseks kutsutakse Koja pädevusalasse kuuluvates riikides, vastavalt Tallinnas, Riias ja Vilniuses ellu piirkondlikud juhatused. Nad jälgivad oma riigis Koja eesmärkide järgimist ja saavutamist, võtavad vastu otsuseid äritegevuse teostamiseks kohapeal ja kaitsevad oma pädevusala piires Koja liikmete huvisid. Piirkondlikud juhatused tegutsevad juhindudes koja liikmete üldkoosoleku ja juhatuse otsustest ning kannavad hoolt otsuste elluviimise eest regioonides.

(2)  Piirkondlike juhatuste liikmed valitakse Koja pädevusala vastavates riikides asuvate ning Koja liikmeks olevate ettevõtete hulgast vastavatel piirkondlikel üldkoosolekutel. Üksikasjad sätestatakse juhatuse vastava piirkondliku reglemendiga.

(3)  Muus osas kehtivad piirkondliku juhatuse kohta käesolevast põhikirjast tulenevad juhatuse tööd käsitlevad sätted.

(4)  Piirkondlik juhatus valib oma liikmete hulgast, lähtuvalt art. 18, juhatusse lähetatavad liikmed.

Art. 23 Komisjonid

Teatud kindlate küsimuste lahendamiseks võidakse juhatuse otsuse alusel asutada koja liikmetest koosnevaid eri-/ spetsialiseeritud komisjone. Komisjoni esimeheks on presidendi poolt nimetatud liige, kelle ülesandeks on juhatuse teavitamine komisjoni tööst. Komisjonidel on nõuandev funktsioon.

Art. 24 Esindus

(1)    Kohtulikus ja kohtuvälises asjaajamises esindab Koda tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige koos veel ühe juhatuse liikmega. Koja nimel kirjutavad alla tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige ja veel üks juhatuse liige, lisades koja kirjutatud või trükitud nimele omakäelise allkirja ja märkides ära oma ametikoha. Lubatud on vastastikune volitamine üksikute õigustehingute tarvis. Igapäevaste õiguslike tehingute sooritamiseks väärtusega kuni 100 000EUR kirjutab alla tegevjuhi ülesandeid täitev liige koos tegevjuhi asetäitjaga.

(2)    Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige nimetab oma äraolekuks asetäitja tema ülesannete täitmiseks ja volituste evimiseks.

Art. 25 Isiklik vastutus

Juhatuse üksikute liikmete isiklik vastutus Koja kohustuste eest piirdub tahtluse ja jämeda hooletusega.

V.   Juhtimine

Art 26. Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige / pädevus

(1)    Tegevjuhi ülesandeid täitva juhatuse liikme pädevusse kuuluvad kõik käesoleva põhikirja, juhatuse direktiivide ja DIHK-ga sõlmitud kokkulepete raames teostatavad jooksvad tehingud ning ta on nende eest ka vastutav. Eriti vastutab ta eelarve koostamise ja eelarve täitmise jooksva kontrollimise eest.

(2)    Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige võtab vastu Koja personali puudutavad otsused, eriti otsused töölevõtmiste ja töölt vabastamiste kohta.

(3)    Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige osaleb Koja liikmete ja piirkondlikel üldkoosolekutel, juhatuse ja piirkondlike juhatuste, nõukogude ja komisjonide istungitel.

(4)    Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige ja kõik Koja töötajad tegutsevad lähtuvalt range objektiivsuse, erapooletuse ja usalduslikkuse põhimõtetest.

(5)    Tegevjuhi ülesandeid täitev juhatuse liige omab protesti esitamise õigust otsuste suhtes, mis ei ole kooskõlas põhikirjaliste ülesannetega või DIHK-ga sõlmitud kokkulepetega või mis ei ole kaetud kinnitatud eelarvega. Protesti võib esitada kirjalikult või suuliselt. Protesti esitamise tähtaeg on 30 päeva alates vastava otsuse tegemisest. Esitatud protest tingib otsuse tühisuse.

VI.   Arvepidamine

Art. 27 Majandusaasta

Majandusaastaks on kalendriaasta. Esimene majandusaasta algab siiski Koja tegevuse algamisega ja lõpeb sama aasta 31. detsembril

Art. 28 Raamatupidamine

Koja raamatupidamine toimub eurodes.

Art. 29 Audiitor

(1)     Audiitori ülesandeks on raamatupidamise, raamatupidamisarveldusi tõendavate dokumentide ja aastaaruande kontrollimine.

(2)     Audiitori valib Koja liikmete üldkoosolek üheks aastaks. Audiitor valitakse tunnustatud audiitorite hulgast. Juhatuse liikmed ei tohi tegeleda kontrollimistegevusega.

(3)     Audiitor fikseerib iga aasta 31. detsembri seisuga kassajäägi ja pangaarvete seisu tema poolt allkirjastatavas protokollis. Aastaaruande kontrollimise kohta koostatakse kirjalik aruanne. Audiitori aruanne esitatakse koja liikmetele koos vastavate selgitustega üldkoosolekul.

(4)     Audiitori volitusi täiendatakse kehtivate Saksa raamatupidamiseeskirjade alusel.

VII.   Põhikirja muutmine Art. 30 Põhikirja muutmine

Käesolevat põhikirja võib muuta juhatuse või vähemalt veerandi hääleõiguslike liikmete ettepanekul liikmete üldkoosoleku otsusega. Põhikirja muutmiseks on vajalik kohal olevate või esindatud hääleõiguslike liikmete kahe kolmandikuline enamus. Põhikirja muudatused peavad olema eelnevalt kooskõlastatud DIHK-ga.

VIII.   Koja tegevuse lõpetamine Art. 31 Koja tegevuse lõpetamine

(1)    Koja tegevus saab lõppeda üksnes selleks otstarbeks kokku kutsutud Koja liikmete erakorralise üldkoosoleku otsuse alusel. Taotluse tegevuse lõpetamiseks võivad juhatusele esitada juhatus ise või vähemalt üks  kolmandik Koja korralistest liikmetest. Tegevuse lõpetamise taotlus esitatakse juhatusele kirjalikult. Tegevuse lõpetamise taotluse laekumisel kutsub juhatus 4 nädala jooksul kokku Koja liikmete erakorralise üldkoosoleku. Erakorralise üldkoosoleku kutse peab sisaldama sõnaselget viidet koosoleku eesmärgile.

(2)    Liikmete erakorraline üldkoosolek on otsustusvõimeline, kui kohal viibivad või on esindatud vähemalt pooled kõigist hääleõiguslikest liikmetest. Tegevuse lõpetamise otsuse vastuvõtmiseks on vajalik kohal olevate või esindatud häälte kahe kolmandikuline enamus. Vara ülekandmise küsimuse käesoleva põhikirja art. 6 lg (4) mõttes otsustab liikmete üldkoosolek lihthäälteenamusega.

(3)    Koja nime kasutusõiguse tühistamine DIHK poolt toob kaasa Koja tegevuse lõpetamise.

IX.   Üleminekusätted Art. 32 Üleminekusätted

(1)      Berliinis toimuva Koja asutamisistungi ning Tallinnas, Riias ja Vilniuses asetleidvate esimeste piirkondlike koosolekute kohta kehtivad art. 10 (3) ja art. 15 sätestatud tähtajad niisama vähe kui art. 10 (2) lause 1 sätestatud hääleõiguse kasutamise põhimõte.

(2)      Üleminekuajaks, kuni piirkondlike juhatuste poolt valitavate kuue juhatuse liikme esimese valimiseni art. 22 (4) kohaselt, määratakse kõrvalekalduvalt juhatuse koosseisu eeskirjadest kõik Koja asutaval istungil valitavad juhatuse liikmed valimise teel.

(3)      Kui asutajaliikmete arv ei ületa kahekordselt valitavate juhatuse liikmete arvu, langeb asutaval istungil salajase valimise nõue ära.

(4)      Mittetulundusühingute poolt nõutavad põhikirja muudatused, mis on vajalikud Koja sissekandmiseks mittetulundusühingute registrisse, võib juhatus vastu võtta ¾ häälteenamusega.