SATZUNG der Deutsch-Baltischen Handelskammer in Estland, Lettland, Litauen e.V. (AHK Baltische Staaten)
(Ursprünglicher Stand nach der Änderung ordentlichen Mitgliederversammlung am 18.06.2020 in Riga/Online, Änderungen mit Blau: Vorschlag zur Satzungsänderung auf Mitgliederversammlung 2024 am 20.03.2024 in Vilnius. Gemäß dem Beschluss des Gesamtvorstandes vom 09.01.2024 in Riga)
Präambel
(1) Die Deutsch-Baltische Handelskammer in Estland, Lettland, Litauen e.V. ist ein beim Amtsgericht Charlottenburg (VRO 23978 B) eingetragener Verein.
(2) Die Kammer wird von der Deutschen Industrie und Handelkammer (nachfolgend „DIHK“ genannt) als eine deutsche Auslandshandelskammer (AHK) anerkannt. Sie übt ihre Tätigkeit in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der DIHK aus, der sie als außerordentliches Mitglied angehören wird. Vereinbarungen mit der DIHK bezüglich der Anerkennung und ein Antrag auf außerordentliche Mitgliedschaft werden nach der formalen Gründung der Kammer unterschrieben bzw. gestellt.
(3) Der DIHK wird die Kammer aus dem ihr von dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz der Bundesrepublik Deutschland zur Verfügung gestellten Mitteln in den jährlich festzulegenden finanziellen Quoten unterstützen
(4) Die Mitgliederversammlung erteilte dem Geschäftsführenden Vorstand die Vollmacht, Satzungsänderungen beim Amtsgericht Charlottenburg anzumelden. Für den Fall einer Beanstandung der Satzungsänderungen durch das Amtsgericht Charlottenburg wurde der Geschäftsführende Vorstand von der Mitgliederversammlung ermächtigt, Änderungen und Ergänzungen der Satzungsänderungen vorzunehmen, die das Amtsgericht für die Eintragung der Satzungsneufassung in das Vereinsregister verlangt.
I. Grundlagen
Art. 1 Zweck und Aufgaben
(1) Die Kammer verfolgt den Zweck, die Wirtschaftsbeziehungen zwischen der Bundesrepublik Deutschland einerseits sowie Estland, Lettland und Litauen andererseits im jeweils bilateralen Interesse ebenso zu fördern wie die Geschäftsinteressen ihrer Mitglieder in der baltischen Region. Dies soll auch in ihren Gremien zum Ausdruck kommen.
(2) Der Zweck der Kammer ist nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet.
(3) Zur Erreichung ihrer Zwecke obliegen der Kammer unter anderem folgende Aufgaben:
a. die Erteilung von Auskünften und Beratungen, besonders die Erstellung von Gutachten, Marktstudien und Berichten;
b. die Vermittlung, Pflege und Weiterentwicklung von Geschäftsbeziehungen zwischen deutschen, estnischen, lettischen und litauischen Unternehmen;
c. die Anbahnung und Pflege von Kontakten zwischen interessierten Wirtschaftskreisen der Länder;
d. die Wahrnehmung von wirtschaftlichen Interessen der an den Wirtschaftsbeziehungen Beteiligten bei deutschen, estnischen, lettischen und litauischen Regierungsstellen, Behörden und sonstigen Institutionen;
e. die Sammlung und Weitergabe von Informationen über die Wirtschaftssituation in Deutschland, Estland, Lettland und Litauen sowie über den Stand und die Entwicklung von wirtschafts- und handelspolitischen Fragen durch Publikationen (Rundschreiben, Jahresberichte, Merkblätter sowie sonstige Veröffentlichungen);
f. die Durchführung von Veranstaltungen, wie z.B. Sprechtagen, Informationsseminaren, Symposien, Diskussionen und Pressekonferenzen sowie die Teilnahme an derartigen Veranstaltungen, soweit sie mit dem Satzungszweck vereinbar sind;
g. die Beschaffung von Informationen zu Absatz-, Beschaffungs- und Investitionsmöglichkeiten in den Ländern;
h. die Unterstützung in Fragen der beruflichen Aus- und Weiterbildung, soweit sie für die am Wirtschaftsverkehr zwischen den Ländern interessierten Firmen von Bedeutung sind;
i. die gütliche Vermittlung bei Streitigkeiten zwischen den am bilateralen Wirtschaftsverkehr Beteiligten;
j. die Vertretung von Messe- und Wirtschaftsförderungsgesellschaften;
k. die Übernahme jeder weiteren gesetzlich zulässigen Tätigkeit, die dem im Absatz 1 beschriebenen Satzungszweck dient.
(4) Alle angebotenen Dienstleistungen haben zur Erreichung des Kammerzwecks beizutragen und müssen mit diesem in Einklang stehen. Unter dieser Voraussetzung kann die Kammer auch Leistungen an Nichtmitglieder erbringen.
(5) Die Kammer kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben in Abstimmung mit der DIHK Gesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit gründen.
(6) Die Kammer enthält sich jeder parteipolitischen und weltanschaulichen Betätigung. Über ihren Aufgabenbereich hinaus wird sie nicht tätig.
Art. 2 Name, Rechtsform und Sitz
(1) Die Kammer führt den Namen "Deutsch-Baltische Handelskammer in Estland, Lettland, Litauen". Sie ist als Verein nach deutschem Recht in das Vereinsregister beim Amtsgericht Charlottenburg unter der Vereinsregisternummer
„VRO 23978 B“ eingetragen und führt den Zusatz „e.V.“.
(2) Der Sitz der Kammer ist Berlin.
Art. 3 Dauer des Vereines
Die Kammer wird auf unbeschränkte Zeit gegründet.
Art. 4 Geschäftsstellen
(1) Zur Erfüllung der bilateralen Aufgaben unterhält die Kammer jeweils eine Geschäftsstelle in Tallinn/Estland, Riga/Lettland und Vilnius/Litauen. Weitere Geschäftsstellen kann die Kammer bei Bedarf in den Ländern ihrer Zuständigkeit einrichten.
(2) Die Geschäftsstellen sind, soweit das nationale Recht dies zulässt, nach jeweiligem Landesrecht zu registrieren.
Art. 5 Finanzmittel und Vermögen
(1) Die Kammer erhält zur Durchführung ihrer Aufgaben finanzielle Mittel, die sich insbesondere aus folgenden zusammensetzen:
- Mitgliedsbeiträgen;
- aus der Übertragung von Vermögen nach Auflösung des Deutsch-Lettischen Unternehmensverbandes und des Deutsch-Litauischen Wirtschaftsverbandes;
- Zinsen und Erträgen aus Vermögensanlagen der Kammer;
- Zuwendungen;
- sonstigen Zuschüssen;
- Entgelte für Dienstleistungen;
- sonstige Einnahmen.
(2) Über das Vermögen der Kammer verfügt der Vorstand im Einvernehmen mit dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied. Soweit die Kammer zweckgebundene Zuwendungen oder Zuschüsse erhält, ist die Verfügung über die Mittel nur im Rahmen der Zweckbindung möglich. Das einzelne Mitglied hat keine Rechte am Vermögen der Kammer.
(3) Das bei der Auflösung der Kammer nach Erfüllung sämtlicher Verbindlichkeiten noch vorhandene Vermögen wird auf Vorschlag der DIHK durch Beschluss der außerordentlichen Mitgliederversammlung auf eine Institution mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben oder sonstige Institutionen, die die Förderung der deutsch-baltischen Wirtschaftsbeziehungen bezwecken, übertragen. Zuwendungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz der Bundesrepublik Deutschland aus dem laufenden Wirtschaftsplan, die zum Zeitpunkt der Auflösung der Kammer noch nicht verbraucht sind sowie Erlöse aus dem Verkauf von unbeweglichen und beweglichen Sachen und Rechten, zu deren Erwerb das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz einen Zuschuss gewährt hat, sind entsprechend dem Anteil dieses Zuschusses an den gesamten Erwerbskosten zurückzuerstatten.
Art. 6 Haftung
Für die Verbindlichkeiten der Kammer haftet ausschließlich ihr Vermögen.
II. Mitgliedschaft
Art. 7 Arten der Mitgliedschaft
(1) Die Kammer umfasst ordentliche, fördernde Mitglieder und Ehrenmitglieder.
(2) Ordentliche Mitglieder können Unternehmen, insbesondere juristische Personen sowie Vereinigungen, mit Sitz oder Niederlassung in Deutschland, den baltischen Staaten oder in einem anderen Staat sein, die an den deutschbaltischen Wirtschaftsbeziehungen beteiligt sind.
(3) Ordentliche Mitglieder können vertraglich die Premium-Mitgliedschaft vereinbaren, die besondere Marketingmaßnahmen einschließt. Premium-Mitglieder können Einzelmitglieder oder als Premium- Mitgliedschaftsgemeinschaft eine Gruppe von Einzelmitgliedern aus einer Unternehmensgruppe sein.
(4) Fördernde Mitglieder können juristische Personen oder Personenvereinigungen werden, die nachweislich die Zwecke der Kammer unterstützen.
(5) Persönlichkeiten, die sich neben der Förderung der Zwecke der Kammer durch ihren Einsatz für die deutsch- baltischen Wirtschaftsbeziehungen verdient gemacht haben, können auf Vorschlag des Vorstandes von der Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von Zweidritteln der anwesenden und vertretenden Mitglieder zu Ehrenmitgliedern der Kammer gewählt werden.
Art. 8 Beginn der Mitgliedschaft
(1) Über den schriftlichen Aufnahmeantrag entscheidet der Vorstand im Einvernehmen mit dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied. Der Vorstand kann durch einen Beschluss das Geschäftsführende Vorstandsmitglied für die Entscheidung über Aufnahmeanträge bevollmächtigen. Die Entscheidung wird dem Antragsteller schriftlich mitgeteilt.
(2) Die Mitgliedschaft beginnt mit dem Zugang des Aufnahmebeschlusses. Ein Rechtsanspruch auf Aufnahme besteht nicht, ebenso wenig ein Anspruch auf Begründung der Entscheidung über Auf- bzw. Nichtaufnahme.
Art. 9 Ende der Mitgliedschaft
(1) Die Mitgliedschaft erlischt durch Tod, Austritt, Ausschluss, die Liquidation oder andere grundlegende Veränderungen der Eigentumsverhältnisse des Mitgliedes.
(2) Der Austritt eines Mitglieds aus der Kammer ist nur zum Ende eines Geschäftsjahres durch Abgabe einer schriftlichen Austrittserklärung möglich. Die Austrittserklärung muss per Textform (E-Mail) spätestens drei Monate vor Ablauf des Geschäftsjahres gegenüber dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied schriftlich abgegeben werden. Für den Fall, dass ein Mitglied mit der Zahlung des Jahresbeitrages nach der zweiten Zahlungsaufforderung in Verzug geraten ist, gilt dies als Austrittserklärung.
(3) Der Vorstand oder das Geschäftsführende Vorstandsmitglied kann von der Einhaltung der Dreimonatsfrist gemäß Absatz 2 absehen, wenn die Gründe, die zu der Austrittserklärung geführt haben, dies als vertretbar erscheinen lassen.
(4) Der Vorstand kann ein Mitglied mit der Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder aus der Kammer ausschließen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Als wichtiger Grund ist besonders ein schwerwiegender Verstoß gegen die Interessen der Kammer und die schuldhafte Übertretung der Bestimmungen der Satzung anzusehen. Durch den Ausschluss wird ein Recht auf Rückzahlung von Mitgliedsbeiträgen für das laufende Geschäftsjahr oder Ansprüche auf das Vermögen der Kammer nicht begründet.
(5) Ein Vertrag zur Premium-Mitgliedschaft kann entsprechend den vertraglichen Bedingungen des Premium- Mitgliedschaftsvertrages gekündigt werden. Die ordentliche Mitgliedschaft der einzelnen Unternehmen in der Kammer bleibt von dieser Kündigung unberührt.
Art. 10 Rechte der Mitglieder
(1) Die Mitglieder haben das Recht, an den Mitgliederversammlungen teilzunehmen, Anträge zu stellen und das Stimmrecht unter den Voraussetzungen des folgenden Absatzes auszuüben.
(2) Jedes ordentliche Mitglied sowie jedes Ehrenmitglied hat in der Mitgliederversammlung eine Stimme. Juristische Personen oder Personengemeinschaften üben ihr Stimmrecht durch ihre gesetzlichen Vertreter aus oder durch von ihnen schriftlich bevollmächtigte Vertreter.
(3) Das Stimmrecht kann durch Vollmacht in Textformat (Online-Formular) auf ein anderes ordentliches Mitglied übertragen werden. Die entsprechenden Vollmachten sind dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied spätestens vor dem Beginn einer Mitgliederversammlung zu übergeben. Die Übertragung von mehr als vier Stimmen auf eine Person ist unzulässig.
(4) Die Mitglieder haben einen Anspruch auf Unterstützung und Beratung durch die Kammer in allen Angelegenheiten, die im Rahmen des Kammerzwecks liegen. Sofern die Dienstleistungen einen besonderen Aufwand erfordern, wird von der Kammer ein Entgelt erhoben.
(5) Ist ein Mitglied mit der Zahlung des Jahresbeitrages nach der zweiten Zahlungsaufforderung im Verzug, so kann bis zur Zahlung die Ausübung der Mitgliederrechte ausgesetzt werden. Hierauf ist in der Zahlungserinnerung hinzuweisen.
Art. 11 Pflichten der Mitglieder
(1) Die Mitglieder unterstützen die Kammer bei der Erfüllung ihres Zwecks. Sie verpflichten sich, die Satzung einzuhalten und die Beschlüsse der Kammerorgane zu befolgen.
(2) Die ordentlichen und fördernden Mitglieder sind zur Zahlung von Jahresbeiträgen verpflichtet. Ehrenmitglieder sind von der Beitragspflicht befreit. Der Jahresbeitrag ist im Laufe des ersten Quartals für das jeweilige Geschäftsjahr zu entrichten. Einzelheiten werden einer vom Vorstand zu beschließenden Beitragsordnung vorbehalten.
III. Mitgliederversammlung
Art.12 Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ der Kammer.
Art. 13 Ordentliche Mitgliederversammlung
(1) Die ordentliche Mitgliederversammlung findet jährlich statt.
(2) Der ordentlichen Mitgliederversammlung obliegen vorbehaltlich des Art. 15 (12) insbesondere die:
- Wahl der Vorstandsmitglieder, mit Ausnahme des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds sowie der Vorstandsmitglieder, die über die Regionalversammlungen zu wählen sind;
- Entgegennahme der Berichte des Vorstands, des Schatzmeisters und der Rechnungsprüfer;
- Abberufung der Vorstandsmitglieder, mit Ausnahme des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds;
- Entlastung des Vorstands;
- Wahl und Entlastung der Rechnungsprüfer;
- Entscheidung über schriftliche Anträge ordentlicher Mitglieder mit Ausnahme von Aufnahmeanträgen;
- Ernennung von Ehrenmitgliedern auf Vorschlag des Vorstandes;
- Satzungsänderungen.
Art. 14 Außerordentliche Mitgliederversammlung
(1) Außerordentliche Mitgliederversammlungen müssen auf Beschluss des Vorstands oder auf begründeten Antrag mindestens eines Fünftels der ordentlichen Mitglieder hin unter Angabe der Gründe einberufen werden.
(2) Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist binnen sechs Wochen nach Beschlussfassung durch den Vorstand bzw. Antragstellung durch die Mitglieder einzuberufen.
(3) Einer außerordentlichen Mitgliederversammlung obliegen insbesondere die Entscheidung über eingereichte Anträge sowie der Auflösungsbeschluss gemäß Art. 31 dieser Satzung.
Art. 15 Verfahren
(1) Mitgliederversammlungen werden vom Geschäftsführenden Vorstandsmitglied nach Abstimmung mit dem Präsidenten einberufen. Die Einberufung erfolgt per Post oder E-Mail. Sie muss die Tagesordnung enthalten und spätestens vier Wochen vor dem Sitzungstermin einer ordentlichen bzw. drei Wochen vor dem Termin einer außerordentlichen Mitgliederversammlung abgesandt sein.
(2) Stimmberechtigte Mitglieder können weitere Vorschläge zur Tagesordnung abgeben, die dem Vorstand spätestens zwei Wochen vor Beginn der Mitgliederversammlung vorliegen müssen.
(3) Personenvorschläge für Wahlen zum Vorstand können von jedem Mitglied und vom Vorstand selbst schriftlich bis zwei Wochen vor Beginn der Mitgliederversammlung beim Geschäftsführenden Vorstandsmitglied eingereicht werden. Gültig ist ein solcher Vorschlag nur, wenn der Vorgeschlagene dazu seine Zustimmung äußert und die Kriterien nach Art. 11 und Art. 18 erfüllt.
(4) Sämtliche fristgerecht eingegangenen bzw. vorliegenden Vorschläge können von allen interessierten Mitgliedern eine Woche lang unmittelbar vor der Mitgliederversammlung in der Geschäftsstelle der Kammer oder geeignetenfalls auf der Internet-Seite der Kammer eingesehen werden.
(5) Den Vorsitz in der Mitgliederversammlung führt der Präsident, im Falle seiner Verhinderung einer seiner Stellvertreter.
(6) Beschlüsse können nur über Angelegenheiten gefasst werden, die auf der Tagesordnung stehen. Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, können mit der Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden oder vertretenen stimmberechtigten Mitglieder, aber mindestens 51% der gesamten Mitgliederanzahl, als besonders dringlich auf die Tagesordnung gesetzt werden.
(7) Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn sie satzungsgemäß einberufen wurde und vorbehaltlich Art. 31 mindestens 10% der stimmberechtigten Mitglieder bzw. deren nach Art. 10 (2) zur Vertretung berechtigten Personen anwesend sind.
(8) Die Einladung kann für den Fall, dass das vorbezeichnete Quorum nicht erreicht wird, bereits die Einberufung für einen späteren Zeitpunkt vorsehen mit dem Hinweis, dass die Beschlussfähigkeit dann ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder besteht.
(9) Beschlüsse werden mit der einfachen Mehrheit der anwesenden oder vertretenen stimmberechtigten Mitglieder gefasst, sofern in dieser Satzung nichts anderes bestimmt ist. Ergibt sich bei Abstimmung eine Stimmengleichheit, so ist die Abstimmung einmal zu wiederholen. Bei erneuter Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt. Bei der Besetzung von Ämtern, um die sich mehrere Kandidaten/innen bewerben, ist derjenige/diejenige Kandidat/in gewählt, der/die die meisten Stimmen auf sich vereinigt. Ergibt sich bei Wahlen Stimmengleichheit unter den Kandidaten mit der höchsten Stimmenzahl, so wird die Wahl zwischen diesen Kandidaten einmal wiederholt (Stichwahl). Bei erneuter Stimmengleichheit entscheidet das Los.
(10) Abstimmungen erfolgen grundsätzlich offen. Wahlen erfolgen grundsätzlich in geheimer Abstimmung. Der Vorsitzende der Mitgliederversammlung kann jedoch eine offene Abstimmung bei Wahlen vorschlagen. Der Vorschlag gilt als angenommen, wenn es bei der folgenden Abstimmung keine Gegenstimme gibt.
(11) Über den Verlauf der Mitgliederversammlung, besonders die Ergebnisse von Abstimmungen, wird ein Protokoll geführt, das vom Präsidenten oder einem der Vizepräsidenten gemeinsam mit dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied unterzeichnet wird.
(12) Der Vorstand kann Beschlussvorschläge zu einzelnen Themen auch außerhalb einer Mitgliederversammlung den Mitgliedern zur schriftlichen Abstimmung vorlegen. In diesen Fällen ist der Beschluss abweichend von § 32 (2) BGB wirksam, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme binnen einer Frist von 2 Wochen, gerechnet vom Zeitpunkt der Versendung der Beschlussvorläge an, an den Geschäftssitz des Geschäftsführenden Vorstandsmitgliedes übermittelt haben. Die Auszählung der Stimmen und eine schriftliche Bekanntgabe des Stimmergebnisses, das auf der Grundlage einer einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen zu ermitteln ist, erfolgen durch das Geschäftsführende Vorstandsmitglied. Nicht Gegenstand der schriftlichen Abstimmung können die nach Art. 30, 31 zu treffenden Beschlüsse sein. Ebenso wenig kann auf schriftlichem Weg die Wahl oder Abberufung von Vorstandsmitgliedern erfolgen. Eine Stimmübertragung nach Art. 10 (2) ist ausgeschlossen.
(13) Die Mitgliederversammlung erfolgt entweder physisch oder virtuell (Onlineverfahren).
Art. 16 Regionalversammlungen
(1) Zur Förderung des Vereinszwecks in den einzelnen Ländern der Zuständigkeit der Kammer haben die in den baltischen Staaten ansässigen Mitglieder das Recht, in Estland, Lettland und Litauen für ihre Sitzländer Regionalversammlungen abzuhalten.
(2) Die in der Regionalversammlung zusammengefassten Mitglieder wählen einen eigenen Regionalvorstand (siehe Art. 22).
(3) Ansonsten gelten für die Regionalversammlung die Regelungen dieser Satzung über die Mitgliederversammlung entsprechend.
IV. Vorstand
Art. 17 Aufgaben
(1) Der Vorstand fördert die Aufgaben der Kammer, achtet auf die Einhaltung und Erreichung der Zwecke der Kammer, beschließt die Richtlinien für die Führung der Geschäfte und wahrt die Interessen der Mitglieder. Er handelt unter Beachtung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und der Vereinbarungen, die der Anerkennung der Kammer gemäß Art. 1 Absatz 2 zugrunde liegen.
(2) Dem Vorstand obliegen neben den gesetzlichen Aufgaben insbesondere die:
a. Wahl des Präsidenten und der Vizepräsidenten sowie des Schatzmeisters aus der Mitte der Vorstandsmitglieder;
b. Berichterstattung an die Mitgliederversammlung;
c. Festsetzung der Höhe des Mitgliedsbeitrags (Beitragsordnung) sowie der Honorarordnung für Dienstleistungen der Kammer auf Vorschlag des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds;
d. Entscheidung über Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern;
e. Verabschiedung des Wirtschaftsplans und des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr, die vom Geschäftsführenden Vorstandsmitglied vorgelegt werden;
f. die Festsetzung der Regionalordnung;
g. Eröffnung von Geschäftsstellen.
h. Ernennung des Geschäftsführenden Vorstandsmitgliedes auf Vorschlag des der DIHK.
(3) Im Übrigen ist der Vorstand für alle Aufgaben, die nicht ausdrücklich der Mitgliederversammlung oder dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied gemäß dieser Satzung vorbehalten sind, zuständig.
Art. 18 Zusammensetzung und Wahl
(1) Der Vorstand setzt sich aus dem Präsidenten, drei Vizepräsidenten, dem Schatzmeister, dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied sowie fünf weiteren Mitgliedern zusammen.
(2) Dem Vorstand sollen Persönlichkeiten angehören, die als Eigentümerunternehmer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglied einer Kapitalgesellschaft oder als verantwortlicher Leiter eines sonstigen Unternehmens deutsch-baltische Unternehmensinteressen vertreten und die in den deutsch-baltischen Wirtschaftsbeziehungen eine bedeutende Rolle spielen.
(3) Jedes Mitgliedsunternehmen kann unter Einbezug von Unternehmen, an denen es über Beteiligungen beherrschend Einfluss nehmen kann, seiner Niederlassungen und Repräsentanzen im Vorstand nur einmal vertreten sein. Gleiches gilt für Unternehmen, Niederlassungen und Repräsentanzen, die unter dem Einfluss einer Muttergesellschaft stehen.
(4) Der Vorstand soll in seiner Zusammensetzung die an den Wirtschaftsbeziehungen beteiligten wichtigen Branchen vertreten.
(5) Den Mitgliedsunternehmen mit Sitz in den baltischen Staaten stehen sechs Vorstandssitze zu. Sie sind untereinander zahlenmäßig im gleichen Verhältnis zu besetzen (1/3 Estland, 1/3 Lettland, 1/3 Litauen). Diese Besetzung erfolgt durch Wahl in den Regionalvorständen (Art. 22 (4)).
(6) Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied ist Kraft Satzung in den Vorstand der Kammer berufen. Die Position des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds ist für die ganze Dauer des Bestehens der Kammer gesichert. Die Abschaffung der Position des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds im Vorstand führt zur Auflösung der Kammer.
(7) Die übrigen Mitglieder des Vorstandes werden mit Ausnahme der Vorstandsmitglieder, die von den Regionalvorständen gewählt werden (Art. 22 (4)), von der ordentlichen Mitgliederversammlung gewählt.
(8) Die Amtszeit der Vorstandsmitglieder mit Ausnahme des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds beträgt 3 Jahre. Eine zweimalige Wiederwahl ist möglich.
(9) Scheidet ein Vorstandsmitglied vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Vorstand aus, so kann der Vorstand bis zur nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung ein neues Mitglied in den Vorstand kooptieren. Dabei sind die Kriterien nach Art. 18 (2) und 18 (5) zu beachten. Mitgliedsunternehmen, deren Vertreter vor Ablauf ihrer Amtszeit aus dem Vorstand ausscheiden, haben keinen Anspruch darauf, dass das zu kooptierende Mitglied dem Unternehmen angehört.
Art. 19 Sitzungen, Beschlüsse, Protokolle
(1) Die Sitzungen des Vorstandes werden von dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied in Abstimmung mit dem Präsidenten einberufen. Die Sitzungen leitet der Präsident. Im Falle seiner Verhinderung wird die Sitzung durch einen Vizepräsidenten oder das Geschäftsführende Vorstandsmitglied geleitet. Die Vorstandssitzungen sollten mindestens zweimal jährlich stattfinden. Die Einladungen zu den Sitzungen müssen spätestens 10 Tage vor dem Sitzungstermin unter Angabe der Tagesordnung schriftlich an die weiteren Mitglieder per Post oder E-Mail abgesandt sein. In besonderen Fällen kann die Einladung mündlich oder mit einer kürzeren Frist erfolgen. Nach der Wahl zum Vorstand wird die erste Sitzung in unmittelbarem Anschluss an die Mitgliederversammlung stattfinden.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist.
(3) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder gefasst.
(4) Beschlüsse des Vorstandes können auch auf schriftlichem Wege herbeigeführt werden. Absatz 2 und 3 gelten entsprechend.
(5) Über die Sitzungen des Vorstandes wird vom Geschäftsführenden Vorstandsmitglied oder einem von diesem ernannten Vertreter ein Protokoll geführt, das den Vorstandsmitgliedern im Regelfall spätestens 4 Wochen nach dem Sitzungstermin zugesandt wird. Nach Einarbeitung etwaiger Korrekturen wird es vom Präsidenten oder einem der Vizepräsidenten sowie dem Geschäftsführenden Vorstandsmitglied unterzeichnet. Es gilt damit als genehmigt.
Art. 20 Wahl des Präsidenten und der Vizepräsidenten
(1) Der Vorstand wählt aus seiner Mitte mit einfacher Mehrheit einen Präsidenten und drei Vizepräsidenten. Eine zweimalige Wiederwahl ist zulässig. Das Amt des Präsidenten ist mit einer Führungspersönlichkeit zu besetzen, die ihren Geschäftssitz entweder in Deutschland oder in den baltischen Staaten hat.
(2) Je nach Besetzung des Präsidentenamtes sollten die drei Vizepräsidenten in den jeweils anderen Ländern der Kammerzuständigkeit ihren Geschäftssitz haben.
(3) Im Falle seiner Verhinderung wird der Präsident durch einen der Vizepräsidenten vertreten, längstens jedoch bis zur nächsten Mitgliederversammlung.
Art. 21 Schatzmeister
Der Vorstand wählt aus seiner Mitte einen Schatzmeister, der das Finanzwesen der Kammer überwacht. Der Schatzmeister soll das Geschäftsführende Vorstandsmitglied bei der Aufstellung des Haushaltsplanes beraten, die Buchführung überprüfen und bei der Erstellung der Bilanzen beratend helfen.
Art. 22 Regionalvorstände
(1) Zur Förderung der Aufgaben der Kammer in den einzelnen Ländern ihrer Zuständigkeit werden in Tallinn, Riga und Vilnius jeweils Regionalvorstände eingerichtet. Sie achten in ihrem Land auf die Einhaltung und Erreichung der Zwecke der Kammer, beschließen operative Richtlinien für die Führung der Geschäfte vor Ort und wahren die Interessen der Mitglieder in ihrem Zuständigkeitsbereich. Die Regionalvorstände handeln unter Beachtung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstandes und sorgen für die Umsetzung von Beschlüssen in den Regionen.
(2) Die Mitglieder der Regionalvorstände werden von den in den jeweiligen Ländern der Kammerzuständigkeit ansässigen Mitgliedsunternehmen auf Regionalversammlungen gewählt. Näheres regelt eine vom Vorstand zu erlassene Regionalordnung.
(3) Ansonsten gelten für den Regionalvorstand die Regelungen dieser Satzung über den Vorstand entsprechend.
(4) Der Regionalvorstand wählt aus seiner Mitte in Beachtung Art. 18 die in den Vorstand zu entsendenden Mitglieder.
Art. 23 Ausschüsse
Zur Erledigung bestimmter Angelegenheiten können auf Beschluss des Vorstandes besondere/ spezialisierte Ausschüsse von Kammermitgliedern gebildet werden. Den Vorsitz von Ausschüssen führt ein vom Präsidenten zu ernennendes Mitglied, das dem Vorstand über die Arbeit des Ausschusses berichtet. Ausschüsse haben beratende Funktion.
Art. 24 Vertretung
(1) Die Kammer wird gerichtlich und außergerichtlich vom Geschäftsführenden Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied vertreten. Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied und das weitere Vorstandsmitglied zeichnen für die Kammer in der Weise, dass sie zum geschriebenen oder gedruckten Namen der Kammer unter Angabe ihrer Funktion ihre eigenhändige Unterschrift hinzufügen. Eine gegenseitige Bevollmächtigung für einzelne Rechtsgeschäfte ist zulässig. Für Rechtsgeschäfte des täglichen Lebens bis zu 100.000 EUR zeichnet das Geschäftsführende Mitglied zusammen mit dem/ der stellvertretenden Geschäftsführer/ in.
(2) Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied bestimmt für den Fall seiner Abwesenheit einen Vertreter zur Wahrnehmung seiner Aufgaben und Befugnisse.
Art. 25 Persönliche Haftung
Die persönliche Haftung einzelner Vorstandsmitglieder für Verbindlichkeiten der Kammer beschränkt sich auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
V. Geschäftsführung
Art. 26 Geschäftsführendes Vorstandsmitglied/Befugnisse
(1) Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied ist für alle laufenden Geschäfte im Rahmen dieser Satzung, der Richtlinien des Vorstandes und der Vereinbarungen mit dem der DIHK zuständig und verantwortlich. Insbesondere ist er für die Aufstellung des Budgets und für die laufende Budgetkontrolle verantwortlich.
(2) Die Entscheidungen hinsichtlich des Kammerpersonals, insbesondere auch über Einstellungen und Entlassungen, werden vom Geschäftsführenden Vorstandsmitglied getroffen.
(3) An den Mitglieder- und Regionalversammlungen, den Sitzungen des Vorstandes und der Regionalvorstände, der Beiräte und Ausschüsse nimmt das Geschäftsführende Vorstandsmitglied teil.
(4) Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied und alle Mitarbeiter der Kammer üben ihre Tätigkeit nach dem Grundsatz strikter Objektivität, Unparteilichkeit und Vertraulichkeit aus.
(5) Das Geschäftsführende Vorstandsmitglied hat ein Einspruchsrecht gegenüber Beschlüssen, die nicht in Übereinstimmung mit den satzungsmäßigen Aufgaben oder den Vereinbarungen mit der DIHK sind oder die nicht durch den genehmigten Wirtschaftsplan der Kammer gedeckt sind. Einsprüche können schriftlich oder mündlich erhoben werden. Die Einspruchsfrist beträgt 30 Tage ab Beschlussfassung. Ein erhobener Einspruch zieht die Ungültigkeit des Beschlusses nach.
VI. Rechnungswesen
Art.27 Geschäftsjahr
Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Das erste Geschäftsjahr beginnt jedoch mit Beginn der Tätigkeit der Kammer und endet am 31. Dezember desselben Jahres.
Art. 28 Buchführung
Die Bücher der Kammer sind in Euro zu führen.
Art. 29 Rechnungsprüfer
(1) Dem Rechnungsprüfer obliegt die Prüfung der Bücher, der Buchhaltungsbelege sowie des Jahresabschlusses der Kammer.
(2) Der Rechnungsprüfer wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer eines Jahres gewählt. Der Rechnungsprüfer ist aus dem Kreis der öffentlich anerkannten Rechnungsprüfer zu wählen. Vorstandsmitglieder können keine Prüfungstätigkeit ausüben.
(3) Der Rechnungsprüfer stellt per 31. Dezember eines jeden Jahres den Kassenbestand und die Bankkonten in einem von ihm unterzeichneten Protokoll fest. Über die Prüfung des Jahresabschlusses wird ein schriftlicher Prüfungsbericht erstellt. In der ordentlichen Mitgliederversammlung wird das Prüfungsergebnis den Mitgliedern bekannt gegeben und erläutert.
(4) Die Befugnisse des Rechnungsprüfers werden durch die geltenden deutschen Buchführungsvorschriften ergänzt.
VII. Satzungsänderug
Art. 30 Satzungsänderung
Auf Vorschlag des Vorstands oder mindestens eines Viertels der stimmberechtigten Mitglieder kann die vorliegende Satzung durch Beschluss der Mitgliederversammlung geändert werden. Ein satzungsändernder Beschluss bedarf einer Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden oder vertretenen stimmberechtigten Mitglieder. Satzungsänderungen bedürfen der vorherigen Zustimmung der DIHK.
VIII. Auflösung der Kammer
Art.31 Auflössung der Kammer
(1) Die Auflösung der Kammer kann nur durch den Beschluss einer außerordentlichen Mitgliederversammlung, die ausschließlich zu diesem Zweck einzuberufen ist, erfolgen. Der Antrag auf Auflösung kann vom Vorstand oder mindestens einem Drittel der ordentlichen Mitglieder beim Vorstand gestellt werden. Der Antrag auf Auflösung muss schriftlich beim Vorstand eingereicht werden. Liegt ein Antrag auf Auflösung vor, muss der Vorstand innerhalb von 4 Wochen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Die Ladung zu der außerordentlichen Mitgliederversammlung muss den ausdrücklichen Hinweis auf den Zweck der Versammlung enthalten.
(2) Die außerordentliche Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte aller stimmberechtigten Mitglieder anwesend bzw. vertreten ist. Die Auflösung kann nur mit zwei Drittel der anwesenden und vertretenen Stimmen beschlossen werden. Über die Übertragung des Vermögens gemäß Art. 6 Abs. (4) dieser Satzung beschließt die Mitgliederversammlung mit einfacher Stimmenmehrheit.
(3) Die Aufhebung der Nutzungsrechte über den Namen der Kammer durch den die DIHK führt zur Auflösung der Kammer.
IX. Übergangsvorschriften
Art.32 Übergangsvorschriften
(1) Für die konstituierende Sitzung der Kammer in Berlin sowie die jeweils ersten Regionalversammlungen in Tallinn, Riga und Vilnius gelten die Fristen der Art. 10 (3) und Art. 15 ebenso wenig wie die Regel zur Stimmrechtsausübung nach Art. 10 (2) S.1.
(2) Für die Übergangszeit bis zur ersten Wahl der sechs, durch die Regionalvorstände zu wählenden Vorstandsmitglieder nach Art. 22 (4) werden in Abweichung der Vorschriften über die Zusammensetzung des Vorstandes alle zu wählenden Vorstandsmitglieder auf der konstituierenden Sitzung der Kammer durch Wahl bestimmt.
(3) Übersteigt die Zahl der Gründungsmitglieder nicht das Doppelte der Anzahl der zu wählenden Vorstandsmitglieder, entfällt auf der Gründungssitzung das Erfordernis der geheimen Wahl.
(4) Satzungsänderungen, die vom Vereinsregister gefordert werden, damit die Eintragung der Kammer in das Vereinsregister erfolgen kann, könnten vom Vorstand mit 3/4 Mehrheit beschlossen werden.